Te distraes con facilidad? Piensas que el día no tiene suficientes horas? Te gustaría ser más productivo pero no sabes por dónde empezar? En este artículo se muestran diez estrategias básicas para empezar con buen pie: establecer tus objetivos de productividad, mantener un espacio de trabajo productivo o aprender a lidiar con las situaciones inesperadas, son sólo algunas de las estrategias que se detallan a continuación.
1. Establece unos objetivos de productividad
Una de las bases que sostienen la inmensa mayoría de libros y artículos de productividad es la importancia de marcarse objetivos y metas. Cuando nos marcamos objetivos, focalizamos nuestra energía sobre cosas (tanto profesionales como personales) que realmente queremos conseguir y que no llegarán solas, sino que debemos luchar para obtenerlas. El hecho sólo de marcarnos objetivos nos hará ser más productivos.
Cuando formulamos un objetivo hay que ser concretos. No basta con decir «quiero dejar de fumar» o «voy a hacer más ejercicio». Hay que definir fechas, cantidades, etc. para conseguir que nuestro objetivo sea medible.
2. Mantener un espacio de trabajo productivo
El lugar en el que trabajamos es casi tan importante como el trabajo en sí mismo. Un espacio en el que todo esté patas arriba, en el que tardemos mucho tiempo en encontrar lo que necesitamos o en el que nos podamos distraer con facilidad, no es el mejor de los lugares para ser productivos.
No hay una receta mágica. Debemos descubrir en qué espacio nos sentimos más cómodos, qué «configuración de escritorio es la que más nos anima para trabajar».
3. Lidiar con las tareas importantes
La jornada laboral se compone de decenas de tareas que precisan nuestra atención y que deben ser llevadas a cabo. Sin embargo, no todas tienen el mismo grado de importancia. Descubriremos que algunas pueden ser pospuestas, mientras que otras son realmente prioritarias. Ser productivos implica ser capaces de identificar las tareas más importantes de cada día y ejecutarlas lo antes posible.
A lo largo del día, la «energía productiva» con la que llegamos a nuestro lugar de trabajo se va consumiendo poco a poco. Por este motivo, debemos atender en primer lugar las tareas más importantes, ya que son las que van a requerir de nosotros una mayor concentración, esfuerzo y motivación.
4. Programa las tareas
Salvo que tengamos un trabajo realmente imprevisible, todos nos encontramos con una serie de tareas rutinarias y previsibles. Gestionar el correo electrónico, elaborar un informe mensual, realizar llamadas telefónicas, etc. Ser productivos implica, entre otras cosas, tener la capacidad de delimitar estas tareas repetitivas.
Un ejemplo clásico es el del correo electrónico. Uno de los hábitos más nocivos es mantener el correo electrónico siempre abierto. Esto provoca que revisemos nuestra bandeja de entrada de forma casi obsesiva, interrumpiendo nuestro flujo de trabajo una y otra vez.
Seríamos mucho más productivos si reservas uno o dos momentos al día para gestionar nuestro correo, manteniéndolo el resto del tiempo cerrado. Esto que puede parecer una locura para muchos, puede conseguirse con un poco de voluntad, el 99% que los mensajes que recibimos, pueden esperar.
5. Usar la regla del 80/20
La regla del 80/20 es una teoría que afirma que el 80% de los resultados nacen como consecuencia del 20% de nuestro esfuerzo, mientras que para obtener el 20% restante empleamos el 80% de nuestro esfuerzo.
6. Tareas imprevistas
La jornada laboral suele llenarse de situaciones y tareas imprevistas con las que no contábamos y que nos roban tiempo de nuestra verdadera trabajo.
Una buena idea es anotar en un cuaderno (o en el ordenador) todas las tareas imprevistas que surjan. Si podemos resolverlas en menos de un minuto, las llevaremos a cabo. Si pensamos que necesitarán más tiempo, las dejaremos en lista de espera. Más tarde, al finalizar la jornada laboral o en un momento que hayamos programado al efecto, revisaremos estas tareas que tenemos «en cola», las asignaremos un grado de importancia y las recolocado en la agenda de trabajo. Convertiremos de esta forma los imprevistos en previstos y no trastorna todo nuestro esfuerzo productivo.
7. Mejora tu formación
Nuestras limitaciones productivas suelen nacer como consecuencia de nuestra falta de formación en determinadas áreas o materias que son importantes para el trabajo que desarrollamos. De la misma forma que actualizamos nuestro sistema operativo para que nuestro equipo funcione mejor, debemos actualizar nuestra formación para trabajar mejor.
8. Conoce tus motivaciones
Seamos sinceros: nadie puede ser productivo todo el tiempo. Todos tenemos días en los que nos apetece trabajar y otros en los que apenas podemos levantarnos de la cama.
Así, de nada nos servirá aplicar todos los puntos expuestos si no sabemos por qué lo estamos haciendo. Es aquí donde la motivación erige como protagonista. Si conectamos con lo que nos motiva, probablemente nos costará menos afrontar nuestras tareas que si no lo hacemos.
9. microtareas
Durante el día se nos presentan momentos en los que parece que no tenemos nada que hacer. Quizás estamos esperando en la sala de espera del dentista, viajando en metro, esperando una cita que no acaba de presentarse o, simplemente, acabamos de terminar un proyecto y nos quedan diez minutos de tiempo antes de ir a comer.
La teoría es que si sumamos todos estos espacios de tiempo nos sorprendería la cantidad de tiempo que no hemos hecho nada. La pregunta es: podemos aprovechar estos espacios de tiempo de forma productiva? Evidentemente, no se trata de seguir trabajando incluso cuando no tenemos que hacerlo, pero el simple de hecho de leer un libro, escuchar un podcast, navegar por internet, o escribir una entrada en su blog personal le convierte en personas más productivas.
10. Descansar y disfrutar
Ante lo que muchos piensan, las técnicas de productividad personal no persiguen que trabajamos más ni que nos convertimos en adictos al trabajo, sino todo lo contrario. Cuando somos productivos nos damos cuenta de que tenemos más tiempo libre. Tiempo que podemos emplear para estar con nuestra familia, dedicarlo al ocio o, simplemente, no hacer nada.
Recuerda que lo importante no es el número de horas que pasamos frente al ordenador, sino la calidad del trabajo realizado. Ser productivos implica, necesariamente, trabajar menos horas, pero que éstas sean de más calidad.
